Zusätzlich zur 1 %-Regelung für die Privatnutzung eines Firmenwagens wird für Fahrten zwischen Wohnung und regelmäßiger Arbeitsstätte pro Entfernungskilometer und Monat ein Zuschlag von 0,03 % des Listenpreises aufgeschlagen. Geht es nach der Finanzverwaltung wird dieser Zuschlag unabhängig von der tatsächlichen Nutzung fällig. Nachdem der Bundesfinanzhof nun aber wiederholt entschieden hat, dass dies nicht zulässig ist, der Zuschlag also nur für die tatsächliche Nutzung fällig wird, bleibt der Finanzverwaltung jetzt nichts anderes mehr übrig als sich dieser Sichtweise anzuschließen. Es gibt jetzt zwei Möglichkeiten, die tatsächliche Nutzung abzurechnen: Entweder berücksichtigt der Arbeitgeber die tatsächliche Nutzung gleich im Rahmen der Lohnabrechnung, oder der Arbeitnehmer kann später eine Korrektur im Rahmen seiner Steuererklärung erreichen. Für die Jahre bis einschließlich 2010 bleibt nur der zweite Weg, denn eine nachträgliche Änderung des Lohnsteuerabzugs ist nicht vorgesehen.
• Bewertung einzelner Fahrten: Bei der Bewertung des geldwerten Vorteils nach der tatsächlichen Fahrzeugnutzung ist jeder Entfernungskilometer mit 0,002 % des Listenpreises pro tatsächlicher Fahrt anzusetzen. Arbeitstage, an denen der Arbeitnehmer den Firmenwagen mehrmals benutzt, sind trotzdem nur einmal zu erfassen. Damit der gesetzliche Zuschlag nicht überschritten wird, sind pro Jahr maximal 180 Nutzungstage zu erfassen. Eine monatliche Begrenzung auf 15 Nutzungstage ist jedoch ausgeschlossen.
• Option zur Einzelbewertung: Der Arbeitgeber ist nicht verpflichtet, seinen Arbeitnehmern eine Einzelbewertung der tatsächlichen Fahrten zu ermöglichen. Er darf also die Gestellung des Firmenwagens davon abhängig machen, dass der Arbeitnehmer dem monatlichen Zuschlag von 0,03 % zustimmt und eine Korrektur dann selbst über seine Steuererklärung vornimmt.
• Jährliches Wahlrecht: Bietet der Arbeitgeber die Einzelbewertung im Rahmen des Lohnsteuerabzugs an, muss er sich mit dem Arbeitnehmer darüber einigen, ob für das Kalenderjahr jeweils die 0,03 %-Regelung oder die Einzelbewertung zur Anwendung kommen soll. Die gewählte Methode darf während des Kalenderjahres nicht gewechselt werden. Erst bei seiner Steuererklärung darf der Arbeitnehmer seine Wahl noch einmal ändern.
• Sonderregelung für 2011: Weil die Einzelbewertung erst jetzt offiziell möglich ist, kann der Arbeitgeber 2011 ausnahmsweise auch während des laufenden Jahres zur Einzelbewertung übergehen. Die jährliche Begrenzung auf 180 Tage ist dann für jeden Kalendermonat, in dem die 0,03 %-Regelung angewandt wurde, um 15 Tage zu kürzen, und die Methode darf während des Kalenderjahres 2011 nicht erneut gewechselt werden.
• Erklärungs- und Aufzeichnungspflichten: Der Arbeitnehmer muss gegenüber dem Arbeitgeber jeden Monat und für jedes Fahrzeug schriftlich erklären, an welchen Tagen (mit Datumsangabe) er den Firmenwagen für Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte genutzt hat, die Anzahl der Tage allein genügt nicht. Es sind keine Angaben erforderlich, wie der Arbeitnehmer an den anderen Arbeitstagen zur Arbeitsstätte gelangt ist. Diese Erklärungen muss der Arbeitgeber als Belege zum Lohnkonto aufbewahren.
• Mehrere Firmenwagen: Stehen dem Arbeitnehmer gleichzeitig mehrere Firmenwagen zur Verfügung, ist immer der Listenpreis des jeweils tatsächlich am jeweiligen Tag benutzten Fahrzeugs maßgebend.
• Vereinfachungsregelung: Weil die Dokumentation der tatsächlichen Nutzung zwangsläufig immer erst Ende des Monats vollständig ist, können für den Lohnsteuerabzug stattdessen grundsätzlich die Angaben des Arbeitnehmers für den Vormonat zugrunde gelegt werden.
• Einzelbewertung in der Steuererklärung: Damit der Arbeitnehmer hier die Einzelbewertung wählen kann, muss er ebenfalls eine datierte Aufstellung der Nutzung vorlegen. Außerdem muss er glaubhaft machen, dass und in welcher Höhe der Arbeitgeber die Nutzung nach der 0,03 %-Regelung versteuert hat, zum Beispiel über eine Gehaltsabrechnung, die dies erkennen lässt oder eine Bescheinigung des Arbeitgebers.
• Park €r Ride: Verwendet der Arbeitnehmer den Firmenwagen nur für eine Teilstrecke, kann der Zuschlag auf der Grundlage nur dieser Teilstrecke ermittelt werden, wenn der Firmenwagen vom Arbeitgeber nur für diese Teilstrecke zur Verfügung gestellt worden ist und der Arbeitgeber die Einhaltung dieses Nutzungsverbots überwacht oder für die restliche Teilstrecke ein Nachweis über die Benutzung eines anderen Verkehrsmittels erbracht wird, zum Beispiel durch eine auf den Arbeitnehmer ausgestellte Bahnfahrkarte.
• Selbständige Anwendung der Zuschlagsregelung: Die Zuschlagsregelung für Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte ist unabhängig von der 1 %-Regelung anwendbar. Stellt der Arbeitgeber also den Firmenwagen ausschließlich für Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte zur Verfügung und schließt eine sonstige Privatnutzung aus, dann ist auch nur der Zuschlag für diese Nutzung als geldwerter Vorteil anzusetzen sei es nun nach der Einzelbewertung oder anhand der 0,03 %-Regelung.
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